用友網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司 張祥楠
摘要：
2024年6月28日第十四屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十次會(huì)議通過了對(duì)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的修訂（以下簡(jiǎn)稱新《會(huì)計(jì)法》），本次修訂在保持現(xiàn)行基本制度不變的前提下，加強(qiáng)了對(duì)會(huì)計(jì)工作的監(jiān)督機(jī)制，明確了財(cái)政部門和其他相關(guān)部門的監(jiān)管職責(zé)以及企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的責(zé)任，通過提高罰款額度、增加刑事責(zé)任、擴(kuò)大處罰范圍等方式加大財(cái)務(wù)違法行為的處罰力度。
費(fèi)用支出的合規(guī)性在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中占據(jù)核心位置，不合規(guī)的費(fèi)用支出可能導(dǎo)致企業(yè)面臨稅務(wù)問題、財(cái)務(wù)造假等法律風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)需要建立健全的費(fèi)用支出管理制度，確保每一筆支出的合法性和合規(guī)性。
關(guān)鍵字：費(fèi)用支出合規(guī)、加強(qiáng)財(cái)會(huì)監(jiān)督
企業(yè)費(fèi)用支出通常分為個(gè)人報(bào)銷和對(duì)公支出兩大類：
個(gè)人報(bào)銷：主要涉及員工因公出差、會(huì)議、培訓(xùn)等產(chǎn)生的費(fèi)用。這類支出通常采用員工先行墊付后拿到發(fā)票報(bào)銷的方式。此類支出特點(diǎn)是頻率高、額度相對(duì)較小，雖然單筆金額不大，但由于涉及人員多、情況復(fù)雜，管理上容易出現(xiàn)如虛假報(bào)銷、超標(biāo)準(zhǔn)消費(fèi)等漏洞。
對(duì)公支出：指企業(yè)與外部供應(yīng)商、服務(wù)提供商或合作伙伴之間的交易，如支付辦公場(chǎng)地租金、支付服務(wù)費(fèi)用等。此類支出特點(diǎn)是額度較大、涉及合同和發(fā)票管理，合規(guī)性要求上較個(gè)人報(bào)銷更為嚴(yán)格。
針對(duì)于費(fèi)用支出業(yè)務(wù)，根據(jù)新《會(huì)計(jì)法》相關(guān)規(guī)定，企業(yè)在費(fèi)用支出業(yè)務(wù)中必須確保所有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，嚴(yán)禁任何形式的財(cái)務(wù)造假行為。財(cái)政部門的監(jiān)管和企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督責(zé)任被進(jìn)一步明確，要求建立有效的內(nèi)部控制和監(jiān)督體系以確保費(fèi)用支出的合規(guī)性。對(duì)于違反費(fèi)用支出管理規(guī)范的行為，新法提高了處罰力度，包括罰款額度的增加和對(duì)直接責(zé)任人的處罰規(guī)定。
同時(shí)新《會(huì)計(jì)法》第八條新增第三款規(guī)定：
“國(guó)家加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，鼓勵(lì)依法采用現(xiàn)代信息技術(shù)開展會(huì)計(jì)工作”明確了會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的法律地位，強(qiáng)調(diào)了國(guó)家對(duì)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的重視。
基于以上變化，企業(yè)可利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，企業(yè)可以對(duì)費(fèi)用支出數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，識(shí)別異常費(fèi)用支出預(yù)防潛在的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)引入智能費(fèi)用管理系統(tǒng)自動(dòng)化處理費(fèi)用報(bào)銷、審批等流程，減少人為錯(cuò)誤和違規(guī)操作的可能性。同時(shí)通過實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理不符合規(guī)定的費(fèi)用支出。繼而打造費(fèi)用支出業(yè)務(wù)“數(shù)據(jù)+流程+監(jiān)督”合規(guī)的財(cái)會(huì)全鏈路監(jiān)督體系新范式，確保費(fèi)用支出業(yè)務(wù)的合規(guī)性，驅(qū)動(dòng)各類費(fèi)用支出業(yè)務(wù)“發(fā)生即合規(guī)”。
企業(yè)費(fèi)用業(yè)務(wù)涉及到的各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理是確保費(fèi)用處理準(zhǔn)確、高效以及合規(guī)的基石，通過費(fèi)用業(yè)務(wù)全部數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、一致性和安全性，為流程合規(guī)和監(jiān)督合規(guī)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
對(duì)企業(yè)費(fèi)用業(yè)務(wù)涉及到的基本檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行建模，包括組織信息、人員信息、權(quán)限信息、項(xiàng)目信息、客商信息、賬戶信息等基本檔案數(shù)據(jù)：
組織信息：通過樹狀圖或組織架構(gòu)圖展示企業(yè)的層級(jí)關(guān)系，明確不同部門之間的從屬和協(xié)作關(guān)系。
人員信息：涵蓋員工ID、姓名、部門、職位、級(jí)別、銀行賬號(hào)、聯(lián)系方式等，建立統(tǒng)一的人員信息庫(kù)。
權(quán)限信息：根據(jù)員工的職位和角色，定義不同的訪問權(quán)限和審批權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全和合規(guī)性定義，如普通員工、部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)主管等。
項(xiàng)目信息：記錄項(xiàng)目編號(hào)、名稱、負(fù)責(zé)人等，用于項(xiàng)目相關(guān)費(fèi)用的關(guān)聯(lián)引用與審批控制。
客商信息：包括各類供應(yīng)商的詳細(xì)資料，如名稱、地址、銀行信息、賬期等，用于采購(gòu)支付管理和和支付管理。
賬戶信息：企業(yè)銀行賬戶的詳細(xì)信息，用于款項(xiàng)支付。
對(duì)企業(yè)費(fèi)用業(yè)務(wù)涉及到的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)進(jìn)行建模，包括差旅補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)、住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、長(zhǎng)途交通標(biāo)準(zhǔn)、借款額度等：
補(bǔ)貼項(xiàng)目分類：明確差旅補(bǔ)貼包含的所有項(xiàng)目，如交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等。
住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定：根據(jù)酒店星級(jí)、地理位置等因素對(duì)住宿進(jìn)行分類，為不同類別的住宿設(shè)定費(fèi)用上限或區(qū)間。
長(zhǎng)途交通標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定：包括飛機(jī)、火車、汽車等不同交通方式的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)不同的交通方式和艙位等級(jí)設(shè)定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。
借款額度設(shè)定：設(shè)定借款額度的上限，以及借款次數(shù)和歸還期限。
對(duì)企業(yè)費(fèi)用業(yè)務(wù)全量數(shù)據(jù)建立完善的數(shù)據(jù)管理體系，包括數(shù)據(jù)錄入、審核、更新和歸檔的流程，以及定期的數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查和審計(jì)機(jī)制：
數(shù)據(jù)錄入：確保所有數(shù)據(jù)按照既定的標(biāo)準(zhǔn)和格式準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)。
數(shù)據(jù)審核：通過自動(dòng)化和人工審核相結(jié)合的方式，保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
數(shù)據(jù)更新：建立數(shù)據(jù)更新機(jī)制，確保數(shù)據(jù)能夠及時(shí)反映企業(yè)運(yùn)營(yíng)的最新狀態(tài)。
數(shù)據(jù)歸檔：對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔管理，既釋放系統(tǒng)資源，又保留數(shù)據(jù)的可追溯性。
數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查：定期進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。
審計(jì)機(jī)制：設(shè)計(jì)審計(jì)流程，包括內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)，以驗(yàn)證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。
規(guī)行矩步，合規(guī)之道經(jīng)緯明
企業(yè)流程管理是企業(yè)管理和運(yùn)營(yíng)中的核心組成部分，關(guān)乎到企業(yè)如何高效、有序地執(zhí)行日常業(yè)務(wù)活動(dòng)。流程管理通過明確定義業(yè)務(wù)流程中的各個(gè)步驟，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都能高效銜接，從而顯著提高整體的工作效率。
企業(yè)費(fèi)用流程是確保組織財(cái)務(wù)健康和運(yùn)營(yíng)效率的關(guān)鍵組成部分，直接關(guān)系到費(fèi)用的合理控制、合規(guī)性以及財(cái)務(wù)效率。一個(gè)科學(xué)、合理、高效的費(fèi)用管理流程，對(duì)于控制成本、提高資金使用效率、符合相關(guān)法律法規(guī)、增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管控具有關(guān)鍵作用。
流程識(shí)別與梳理是流程管理實(shí)施的首要步驟。此階段的目標(biāo)是明確組織內(nèi)現(xiàn)有的工作流程，識(shí)別流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括輸入、處理、輸出以及相關(guān)的責(zé)任和規(guī)則。通過流程圖、泳道圖等工具，可視化地展示流程的每一步，確保所有參與者對(duì)流程有清晰的認(rèn)識(shí)。將流程中的每個(gè)步驟詳細(xì)記錄，形成文檔，為后續(xù)的評(píng)估和優(yōu)化提供基礎(chǔ)。確保流程中涉及的所有部門和個(gè)人參與到識(shí)別與梳理過程中，收集不同視角的意見和建議。
監(jiān)明督細(xì)，合規(guī)之盾漸微防
建立一個(gè)企業(yè)費(fèi)用業(yè)務(wù)的財(cái)會(huì)監(jiān)督體系對(duì)于確保財(cái)務(wù)健康、合規(guī)性和透明度至關(guān)重要，包括監(jiān)管規(guī)則梳理、監(jiān)管規(guī)則建模、監(jiān)管規(guī)則應(yīng)用、定期數(shù)據(jù)分析、持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)。
企業(yè)費(fèi)用業(yè)務(wù)的監(jiān)管規(guī)則框架是一個(gè)多層次、多維度的體系，旨在確保企業(yè)費(fèi)用的合規(guī)性、透明度和效率。這一框架通常包括國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部管理制度等多個(gè)層面：
國(guó)家法律法規(guī)為企業(yè)提供基本的行為準(zhǔn)則，涵蓋了財(cái)務(wù)制度、稅務(wù)制度等多個(gè)方面。
行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)則針對(duì)特定行業(yè)的特點(diǎn)，制定更為具體的操作指南和最佳實(shí)踐。
企業(yè)內(nèi)部管理制度則是企業(yè)根據(jù)自身情況制定的一系列費(fèi)用管理規(guī)定和流程，以確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。
基于企業(yè)費(fèi)用業(yè)務(wù)監(jiān)管規(guī)則的梳理，需將具體的監(jiān)管要求轉(zhuǎn)化為可操作的規(guī)則模型，借助新一代信息系統(tǒng)工作將監(jiān)管規(guī)則模型系統(tǒng)化的進(jìn)行監(jiān)管監(jiān)控。
下圖以企業(yè)招待費(fèi)業(yè)務(wù)為例，可將財(cái)務(wù)監(jiān)管規(guī)則抽象為票據(jù)類、業(yè)務(wù)類、關(guān)聯(lián)類、附件類四大監(jiān)管類型。票據(jù)類規(guī)則包含發(fā)票重復(fù)性判斷、發(fā)票真?zhèn)闻袛唷l(fā)票連號(hào)判斷、發(fā)票時(shí)間規(guī)則、發(fā)票稅目規(guī)則、發(fā)票敏感詞規(guī)則等，業(yè)務(wù)類規(guī)則包括招待人數(shù)陪同人數(shù)規(guī)則、人均標(biāo)準(zhǔn)管控、招待地點(diǎn)規(guī)則、單據(jù)敏感詞規(guī)則等，關(guān)聯(lián)類規(guī)則包括招待申請(qǐng)關(guān)聯(lián)管控、招待申請(qǐng)金額管控、招待申請(qǐng)時(shí)間不得晚于報(bào)銷時(shí)間、招待地點(diǎn)規(guī)則、發(fā)票購(gòu)方一致性管控，附件類規(guī)則包括接待清單、餐費(fèi)清單等管控。通過信息化系統(tǒng)的規(guī)則引擎將監(jiān)管規(guī)則嵌入至系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)時(shí)可視化管控。
3.3監(jiān)管規(guī)則應(yīng)用
基于監(jiān)管規(guī)則的建模，將財(cái)務(wù)監(jiān)管規(guī)則轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)控制規(guī)則，員工提單后自動(dòng)觸發(fā)智能審核，將傳統(tǒng)的肉眼識(shí)別、按費(fèi)用制度逐條核對(duì)的審核過程，轉(zhuǎn)化為對(duì)智能審核結(jié)果的確認(rèn)，支持PC/APP雙端審核，財(cái)務(wù)隨時(shí)隨地掌上作業(yè)大幅提高財(cái)務(wù)稽核工作效率，重塑業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)審核模式。
基于監(jiān)管規(guī)則的應(yīng)用，定期收集監(jiān)管過程中的數(shù)據(jù)，運(yùn)用數(shù)據(jù)分析技術(shù)識(shí)別問題和改進(jìn)點(diǎn)。基于數(shù)據(jù)分析結(jié)果，制定具體的改進(jìn)措施和方案，是確保企業(yè)費(fèi)用業(yè)務(wù)合規(guī)性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)：
定期審計(jì)：通過周期性的內(nèi)部審計(jì)和外部審計(jì)，評(píng)估監(jiān)管規(guī)則的有效性和執(zhí)行情況。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：持續(xù)監(jiān)控企業(yè)費(fèi)用業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，及時(shí)識(shí)別新的或變化的風(fēng)險(xiǎn)因素。
合規(guī)性檢查：確保所有費(fèi)用業(yè)務(wù)流程和決策符合當(dāng)前的監(jiān)管要求和公司政策。
技術(shù)更新：隨著技術(shù)的發(fā)展，更新監(jiān)管工具和方法，提高監(jiān)管效率和準(zhǔn)確性。
改進(jìn)方案：將改進(jìn)方案落實(shí)到監(jiān)管規(guī)則和流程中，確保方案得到有效執(zhí)行。
效果評(píng)估：評(píng)估改進(jìn)措施的效果，收集員工和相關(guān)部門的反饋，為進(jìn)一步的優(yōu)化提供依據(jù)。
開放溝通渠道：建立一個(gè)開放的溝通渠道，鼓勵(lì)員工提出建議和意見，促進(jìn)監(jiān)管體系的不斷完善。
1.第十四屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十次會(huì)議關(guān)于修改《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》的決定，2024-06-28
2.人民網(wǎng)《把從嚴(yán)管理監(jiān)督和鼓勵(lì)擔(dān)當(dāng)作為貫穿始終》，2024-06-07
3.中共中央辦公廳 國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)會(huì)監(jiān)督工作的意見》，2023-02-15
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